Suite à l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) le 25 mai 2018, la façon dont nous gérons les données que vous nous confiez change.

La présente Charte est une déclaration de respect de la vie privée et de protection des données personnelles.

URBEO est attachée au respect de la vie privée et accorde une grande importance au caractère confidentiel des données qu’elle traite ainsi qu’à la législation inhérente à la protection de la vie privée.

Notre politique en matière de protection des données à caractère personnel se fonde sur les dispositions légales applicables en la matière, dont le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, le « règlement européen sur la protection des données ») et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

URBEO ne collecte d’informations personnelles qu’à condition qu’elles soient fournies sur base volontaire à l’exception de l’utilisation des données dans le cadre de ses missions d’intérêt public. En sollicitant ses services, vous reconnaissez avoir pris connaissance et accepté les conditions énoncées dans la présente charte ainsi que les objectifs et méthodes de traitement qu’elles impliquent.

1      Le responsable des traitements

Le responsable de vos données à caractère personnel est :

URBEO

Rue des Mineurs 39, 4040 Herstal

Dont le siège social est établi Place Jean Jaurès 45 à 4040 Herstal et inscrite à la BCE sous le numéro 0806 921 224.

Pour nous contacter vous pouvez adresser vos demandes directement auprès du Délégué à la gestion des données personnelles à l’adresse email suivante ou auprès de l’adresse postale mentionnée ci-avant : secretariat@urbeo.be.

Pour toute demande, nous vous demanderons la preuve de votre identité par la communication d’une copie de votre carte d’identité recto/verso. Nous pouvons également demander toutes informations supplémentaires que nous jugerons nécessaires au sujet de votre demande.

 

2      L’utilisateur

Toute personne physique ou morale en relation, quelle que soit sa nature, avec les services d’URBEO par le biais de ses employés.

3      Les données et finalités

URBEO est susceptible de recueillir ou de traiter vos données personnelles dans l’un des buts suivants et de manière plus spécifique dans le cadre de certains projets :

• Aux fins de vous fournir les informations ou les services que vous avez sollicité ;
• Aux fins de vous délivrer un suivi et un accompagnement complet demandé par vous- même ;
• Aux fins de vous permettre de fournir des informations requises pour les démarches que vous entreprenez dans le cadre d’un projet mis en œuvre ou soutenu par URBEO ;
• Aux fins de prospection dans le cadre du respect de la réglementation des marchés publics à laquelle URBEO est soumise ;
• Aux fins de compléter un formulaire via lequel vous êtes amenés à consentir au traitement de vos données à caractère personnel ;
• Aux fins de traiter votre candidature dans le cadre d’une offre d’emploi ;
• Aux fins de pouvoir vous contacter à propos de différents événements en lien avec certains projets ;
• Aux fins d’archivage ;
• À des fins statistiques d’informations relatives à la navigation ;
• Aux fins de recueillir des informations nous permettant d’améliorer le site internet d’URBEO et/ou ses services en ligne (notamment par le biais de cookies).

Cette liste est exemplative et non limitative.

Les données à caractère personnel que nous traitons sont les données que vous fournissez (ou avez fournies) dans le cadre de notre relation. Ces informations peuvent inclure :

• Le nom, le lieu et date de naissance,
• Le numéro de sécurité sociale ou autre numéro d’identification national,
• Une copie de la carte d’identité,
• L’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse électronique,
• L’adresse IP,
• Les informations relatives aux transactions, dont les paiements de loyer, de factures, les dépôts de garantie, la méthode de paiement et les montants, les informations des cartes de crédit le cas échéant, les informations relatives à un garant ou fiduciaire le cas échéant,
• Les informations relatives aux autres occupants que le locataire ou le preneur, telles que les noms des employés de la société locataire ou preneuse ou acquéreuse ou emphytéote et autres informations demandées dans un formulaire de demande ou autres documents d’URBEO,
• Le numéro de plaque d’immatriculation d’un véhicule pour l’accès à nos Cette liste est exemplative et non limitative.

Des données à caractère personnel peuvent provenir d’autres sources, en sus des données que vous fournissez directement. De telles sources peuvent inclure :

• D’autres clients (du fait de leurs communications avec URBEO),
• Des sociétés externes fournissant de services de sécurité au titre d’enquêtes et de signalements relatifs à des troubles,
• Des données provenant d’équipements de sécurité tels que des dispositifs de vidéosurveillance, et des systèmes de contrôle d’accès électroniques ou informatiques, et (iv) des prestataires d’URBEO,
• Notre notaire ou des bases de données publiques des autorités régionales ou fédérales.

Cette liste est exemplative et non limitative.

4      Les fondements et finalités du traitement

Les données récoltées sont traitées pour permettre une gestion efficace des dossiers au sein des services d’URBEO.

Le traitement de vos données peut être effectué pour les finalités suivantes :

• Pour l’exécution de nos obligations contractuelles – contrat de bail/centre de services/vente/emphytéose conclu entre la URBEO et vous-même (par ex., les activités de gestion des biens immobiliers, telles que les rénovations, la sécurité, l’occupation des salles de réunion, la gestion du parking, la santé et la sécurité et l’administration courante, le recouvrement des paiements, etc.) ;
• Pour se conformer aux obligations légales incombant à URBEO, notamment en tant en tant que propriétaire (base légale Article 6-1 c Loi RGPD) ;
• Pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice, ou la sécurisation de l’accès à nos parking, bâtiments, locaux ou sites internet (base légale Article 6-1 e Intérêts légitimes RGPD).

Cette liste est exemplative et non limitative.

Nous traiterons enfin vos données à caractère personnel moyennant votre consentement explicite (Article 61-a RGPD) pour l’inscription à notre newsletter ou l’inscription à des évènements organisés par URBEO. Vous pouvez toutefois retirer votre consentement à ces traitements et vous opposer à toute action de marketing direct à tout moment.

5      Les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel peuvent être partagées avec le personnel d’URBEO qui est amené à traiter votre dossier dans le but de garantir un traitement efficace, en temps utile et correct de votre dossier. Dans le cadre de notre relation contractuelle ou en vue de respecter ou faire respecter nos droits et obligations, nous pouvons également partager vos données à caractère personnel avec les destinataires suivants :

• Des prestataires fournissant des services de sécurités ou d’entretiens des bâtiments ;
• Des prestataires fournissant des services de rénovation et des services de gestion d’installations, des services de gestion de biens immobiliers ou des services IT ;
• Les autorités locales de la Ville de Herstal ;
• Les services de voiries de la Ville de Herstal ;
• La police et les services répressifs locaux, s’ils demandent des informations ;
• Nos banques, assurances ;
• Notre notaire ou avocat ;
• Notre comptable ;
• Nos entreprises partenaires d’URBEO sélectionnées dans le cadre d’un marché
• Le partage de données à caractère personnel sera subordonné à l’engagement de respecter les exigences en matière de confidentialité et de protection des données à caractère personnel et de n’utiliser ces données que pour les raisons pour lesquelles elles sont partagées.

Aucune donnée n’est transmise en dehors de l’Union Européenne.

6      La durée de conservation des données à caractère personnel (ou,

LORSQUE CE N’EST PAS POSSIBLE, LES CRITÈRES UTILISÉS POUR DÉTERMINER CETTE DURÉE)

La durée de conservation de vos données personnelles est déterminée en fonction des critères selon lesquels vos données à caractère personnel ne doivent pas être conservées plus longtemps que ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Par conséquent, la durée de conservation de vos données sera déterminée en fonction du type de contrat conclu avec nous et des prestations demandées ainsi que des obligations légales afférentes au type de prestation.

7      Droits des utilisateurs

Ces droits sont énumérés dans les articles 12 à 22 du RGPD.

Conformément au RGPD, vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles et de demander une copie, de rectifier toute inexactitude dans vos données, de demander la suppression de vos données personnelles (dans certaines circonstances), de limiter le traitement de vos données personnelles (dans certaines circonstances),de retirer votre consentement (lorsque le traitement est basé sur votre consentement explicite),de vous opposer au traitement de vos données personnelles (dans certaines circonstances), de demander la portabilité de vos données personnelles (dans certaines circonstances) ou de porter plainte à l’autorité de contrôle référencée ci-avant.

En tant que signataire d’un contrat avec URBEO, il vous appartient, en tant que responsable de traitement envers vos employés, de respecter ces obligations d’information envers eux. Vous acceptez également d’assurer que vos employés soient informés de manière adéquate de la collecte et du traitement de leurs données personnelles par URBEO et de toutes les actions qu’ils peuvent entreprendre pour exercer leurs droits en vertu du RGPD. Vous acceptez de dégager URBEO de toute responsabilité quant au respect de ces obligations envers vos employés.

Toutes les demandes relatives au RGPD ou aux droits susmentionnés pourront être adressées au délégué à la protection des données (« DPO »), soit par courrier (Rue des Mineurs 39, 4040 Herstal), soit par e-mail (secretariat@urbeo.be).

8      Sécurité et confidentialité

L’Administration communale de la Ville de Herstal et URBEO sont très attentives à la sécurité et la confidentialité de données personnelles de l’utilisateur.

URBEO a mis en place un certain nombre de procédures de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel, qu’elle réévalue et actualise régulièrement, afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé, la communication accidentelle à des tiers, ainsi que d’en assurer la sécurité et de garantir l’utilisation correcte des données.

9      Clause de limitation de responsabilité

La responsabilité d’URBEO sera limitée aux dommages directs, à l’exclusion de tout dommage indirect.

URBEO ne peut être tenue responsable de tout dommage résultant d’une manipulation illégitime commise par des tiers sur les données à caractère personnel (vol de données, virus, hameçonnage ou autres infractions informatiques) ainsi que d’une manipulation illégitime commise par la personne concernée elle-même ou par un sous-traitant.

10  Sources d’où proviennent les données à caractère personnel

Les données à caractère personnel, lorsqu’elles ne sont pas directement collectées auprès de la personne concernée, proviennent essentiellement « d’applications ou programmes » auxquels nos services ont accès afin de réaliser nos missions (par exemple : accès au GIG, etc.)

11  Réclamations

Si vous pensez que nous manquons à l’une de nos obligations légales et/ou contractuelles, nous  vous  invitons  à  nous  contacter  en  envoyant  un  courrier  électronique à secretariat@urbeo.be ou un courrier ordinaire à l’adresse reprise ci-dessous :

URBEO

A l’attention du DPO, rue des Mineurs 39 4040 Herstal

Nous mettrons tout en œuvre pour vous assurer un suivi dans les meilleurs délais.

Toute réclamation, toute plainte ou tout grief peut être adressé en envoyant un courrier électronique à secretariat@urbeo.be ou un courrier à l’adresse précitée.

Au cas où notre réponse ne vous donnerait pas satisfaction, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD).

Autorité de Protection des Données

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles

Tél.: +32 (0)2 274 48 00

Fax: +32 (0)2 274 48 35

E-mail: contact(at)apd-gba.be

URL: https://www.autoriteprotectiondonnees.be

Au cas où l’utilisateur subit un préjudice suite au traitement de ses données personnelles, il peut également intenter une action en dommages et intérêts devant le tribunal de première instance de son domicile.

12   Droit applicable et juridiction compétente

La présente déclaration est régie par le droit belge. Tout litige lié à la présente déclaration fera l’objet d’une tentative de médiation amiable. En cas d’échec, le litige sera soumis à la compétence des tribunaux de l’ordre judiciaire de l’arrondissement judiciaire territorialement de Liège (Belgique).

Urbeo se réserve le droit de se diriger vers un autre tribunal compétent, s’il le juge opportun.